Praxisurlaub, geänderte Öffnungszeiten, Recall-Aktionen oder Einverständniserklärungen: Im Praxisalltag gibt es viele Anlässe, bei denen mehrere Patient:innen gleichzeitig informiert werden müssen.
Werden E-Mails und Dokumente einzeln versendet, entsteht schnell ein hoher manueller Aufwand. Empfänger:innen müssen ausgewählt, Nachrichten personalisiert, Anhänge versendet und die Kommunikation anschließend in der Patientenakte dokumentiert werden.
Ein strukturierter Massenversand kann diese Abläufe deutlich vereinfachen. Dabei kommt es jedoch nicht nur auf die Geschwindigkeit an. Auch Datenschutz, Zustellbarkeit und eine nachvollziehbare Dokumentation müssen berücksichtigt werden.
Die vier zentralen Anforderungen an den Massenversand
Damit die Kommunikation mit mehreren Patient:innen sicher und professionell gelingt, sollten Praxen insbesondere auf folgende Punkte achten:
- Gezielte Empfängerauswahl: Nachrichten sollten nur an die Patient:innen versendet werden, für die der Inhalt tatsächlich relevant ist.
- Sicherer Umgang mit Daten: Sensible Dokumente und personenbezogene Informationen müssen angemessen geschützt werden.
- Zuverlässige Zustellung: Technische Einstellungen wie DKIM können dazu beitragen, dass E-Mails korrekt zugeordnet werden und seltener im Spam-Ordner landen.
- Lückenlose Dokumentation: Versendete Nachrichten, Anhänge und unterschriebene Dokumente sollten jederzeit nachvollziehbar sein.
Typische Herausforderungen im Praxisalltag
Häufig werden Empfängerlisten noch manuell zusammengestellt und Nachrichten einzeln verschickt. Hinzu kommen separate Arbeitsschritte für die Verschlüsselung von Anhängen, das Einholen von Unterschriften und die Ablage in der Patientenakte.
Je größer der Empfängerkreis ist, desto schwieriger wird es für das Praxisteam, den Überblick zu behalten: Welche Nachricht wurde bereits versendet? Ist die E-Mail angekommen? Wurde das Dokument unterschrieben? Und wurde es anschließend korrekt abgelegt?
Durchgängige digitale Prozesse können diese Einzelschritte miteinander verbinden und den administrativen Aufwand reduzieren.
Kostenlose Checkliste für Ihre Praxis
Unsere Checkliste „Patienten-E-Mails sicher und effizient versenden“ zeigt Ihnen kompakt, worauf Sie beim Versand an mehrere Patient:innen achten sollten.
Sie erfahren unter anderem,
- wie Sie Empfänger:innen gezielt auswählen,
- wie sich Nachrichten persönlich gestalten lassen,
- worauf Sie bei sensiblen Anhängen achten sollten,
- wie DKIM die Zustellbarkeit unterstützen kann und
- wie Sie den Versand nachvollziehbar dokumentieren.
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Massenversand mit dem medondo manager
Mit dem medondo manager können Sie mehrere Patient:innen gleichzeitig per E-Mail erreichen. Empfänger:innen lassen sich gezielt auswählen, Nachrichten personalisieren und Dokumente optional verschlüsselt oder zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur versenden.
Versandstatus, Nachrichten und Dokumente werden zentral dokumentiert. So entsteht ein durchgängiger Prozess – vom Versand bis zur Ablage in der Patientenakte.
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