Es geht im Wesentlichen darum, die Risiken mit vertretbarem Aufwand auf ein akzeptables Niveau zu bringen. Dazu sind die potenziellen Risiken und unerwünschten Ereignisse zu erkennen, geeignete Präventionsmaßnahmen zu treffen sowie deren Wirksamkeit zu überprüfen.

Risikomanagement betrifft in Dentalpraxen längst nicht nur Hygiene, Notfallmanagement oder Medizinprodukte. Auch organisatorische und administrative Abläufe können Risiken bergen – und damit Qualität, Wirtschaftlichkeit und Mitarbeitersicherheit beeinflussen.

Ein häufig unterschätzter Bereich ist bspw. die Abrechnung. Fehlende Unterlagen, manuelle Fehler, verspätete Rechnungen oder unklare Zuständigkeiten können zusätzlichen Aufwand, finanzielle Verluste und Belastungen im Praxisteam verursachen.

Die Qualitätsmanagement-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) sieht vor, Risiken systematisch zu erkennen, zu bewerten, zu bewältigen und zu überwachen. Ziel ist es, Schwachstellen möglichst frühzeitig sichtbar zu machen und geeignete Präventionsmaßnahmen abzuleiten.

Risiko- und Fehlermanagement sind eng miteinander verbunden.
Wer vorausschauend seine Risiken im Blick hat, kann kostenintensive Fehler verhindern.
Entscheidend ist daher nicht nur die Frage, welcher Fehler auftreten kann, sondern vor allem: Warum kann er entstehen und wie lässt er sich verhindern?

Ein strukturierter Abrechnungsprozess kann deshalb nicht nur wirtschaftliche Risiken reduzieren, sondern auch für mehr Sicherheit und Entlastung im Team sorgen.

Digitale Prozesse können helfen, typische Fehlerquellen zu reduzieren – vorausgesetzt, sie sind sinnvoll gestaltet. Dabei sollte Digitalisierung nicht lediglich bestehende manuelle Abläufe abbilden. Ziel sollte sein, unnötige manuelle Arbeitsschritte konsequent zu reduzieren.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht erst: Was tun, wenn bei der Abrechnung etwas schiefläuft? Sondern: Was können wir heute tun, damit es gar nicht erst dazu kommt?

Ihre QM-Aufgabe – proaktives Risikomanagement

• Identifizieren und beschreiben Sie die potenziellen Risiken in der Praxis
  • wirtschaftliche Risiken
    • Finanzen – unvollständige Abrechnung
    • Finanzen – lückenhaftes Mahnwesen
  • personenbezogene Risiken
  • infrastrukturelle Risiken
  • organisatorische Risiken
    • Tipp für mindmaxx Anwendende: in mindmaxx finden Sie dazu die ausgearbeiteten Formulare FO Risikomanagement
• Bewerten Sie die Risiken
  • nach Eintrittswahrscheinlichkeit
  • nach Schwere des Schadens
• Definieren Sie die Schutzziele
  • Lleiten Sie konkrete Schutzmaßnahmen für das Risiko ab
  • Setzen Sie klare Ziele
• Legen Sie entsprechende Präventionsmaßnahmen fest
  • mit Beschreibungen, Termin und Zuständigkeiten
• Erstellen Sie einen Maßnahmenplan für Notfälle
  • Erstellen Sie den Maßnahmenplan mit konkreten Handlungsanweisungen
  • Legen Sie den Maßnahmenplan im QM-Handbuch ab
• Führen Sie regelmäßige die Wirksamkeitsprüfung durch
  • Legen Sie die Termine fest

Zuständige:r: Inhaber:in und QMB erledigen die Aufgabe.

Zeitaufwand: Maßnahmen pro Risiko reflektieren ca. 20 Minuten.

Praxistipp:

Definieren Sie für Hygiene, Datenschutz, Arbeits- und Gesundheitsschutz und das Labor einen angemessenen Praxisstandard, der sowohl den gesetzlichen als auch eigenen Ansprüchen genügt. Integrieren Sie zudem die organisatorischen und administrativen Abläufe in alle relevanten Prozesse.

Der besondere Praxistipp:

In mindmaxx QM-Handbuch finden Sie das Handbuch Risikomanagement und ausgearbeitete Formulare zu den Risiken, die in der Dentalpraxis relevant sind.

Download: Checkliste Der Praxis-Check für Ihren Abrechnungsprozess (PDF)

Die Vorlage können Sie sich hier exklusiv als Newsletter-Lesende als PDF herunterladen.

Sie möchten Impulse und Lösungen für Ihr Qualitätsmanagement erhalten? Diese Tipps haben wir für Sie:

Sie sind mindmaxx Kunde und möchten sich bei der Durchsicht Ihres QM-Handbuchs unterstützen lassen? Was ist relevant? Haben sich durch das Erstellen eigener Dokumente Dubletten eingeschlichen?

Sie sind QMB und möchten sich in mindmaxx die Organisationswerkzeuge zum Archivieren und Sammlungen erstellen zeigen lassen?

mindmaxx QM-Hilfepaket

Sie sind auf der Suche nach einem vorgefertigten QM-Handbuch für die Arzt/Dentalpraxis? Hier finden Sie das passende QM-System:

Zu mindmaxx

Der Beitrag Risikomanagement in der Dentalpraxis: Wie sicher ist Ihr Abrechnungsprozess? erschien zuerst auf medondo.

Dabei sind zwei Themen besonders wichtig: die Fortbildungspflicht von Vertragszahnärzt:innen mit ihren Fortbildungspunkten und die Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen im Rahmen des einrichtungsinternen Qualitätsmanagements (QM).

Beide Bereiche hängen miteinander zusammen, sind aber nicht dasselbe.

Vertragszahnärztinnen und Vertragszahnärzte sind nach § 95d SGB V verpflichtet, sich regelmäßig fachlich fortzubilden. Die Fortbildungsinhalte sollen dem aktuellen Stand der wissenschaftlichen Erkenntnisse in der Zahnmedizin entsprechen und frei von wirtschaftlichen Interessen sein.

Innerhalb eines Zeitraums von fünf Jahren müssen Vertragszahnärzte mindestens 125 Fort-bildungspunkte nachweisen. Der Fortbildungsnachweis erfolgt gegenüber der zuständigen KZV. Wird der erforderliche Nachweis nicht oder nicht vollständig erbracht, können Honorarkürzungen die Folge sein.

Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen gemäß QM-Richtlinie sind ein Bestandteil des ein-richtungsinternen Qualitätsmanagements. Sie betreffen nicht nur die Praxisleitung, sondern insbesondere auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sollen dazu beitragen, dass aktuelle fachliche und wissenschaftlich anerkannte Standards in den Praxisalltag integriert werden.

Ziel ist es, Wissen und Fähigkeiten der im Praxisbetrieb beteiligten Personen regelmäßig zu aktualisieren und weiterzuentwickeln. Dadurch können neue fachliche Erkenntnisse, gesetzliche Anforderungen und praxisrelevante Standards in bestehende Abläufe integriert werden. Fortbildungen steigern zudem die Mitarbeiterzufriedenheit und Leistungsfähigkeit.

Um den Erfolg der Praxis zu fördern, sollten sich Inhaber:innen und Mitarbeitende regelmäßig weiter-bilden.

Ihre QM-Aufgabe – Fortbildungspunkte und Weiterbildungen organisieren

• Ermitteln Sie die erworbenen Fortbildungspunkte
  • Sind fehlende Fortbildungspunkte zu erwerben?
  • Sind die entsprechenden Zertifikate vorhanden?
  • Ist die jeweilige Veranstaltung anerkannt?
• Überprüfen Sie die Pflicht-Weiterbildungen
  • Ist die Fach- und Sachkunde zu erneuern?
    • Röntgenschein, Ersthelfer:in, Hygiene
• Planen Sie Wunsch-Weiterbildungen für Bedarfsschulungen
  • Ist erworbenes Wissen aufzufrischen?
    • Bedienung der Patientensoftware, QM-Grundlagen
• Erstellen Sie einen Fortbildungsplan
  • Eine Vorlage für die Fortbildungsplanung können Sie sich hier exklusiv als Newsletter-Lesende als PDF herunterladen
  • Download: FO Fortbildungsplan (PDF)

Zuständige:r: Inhaber:in und QMB erledigen die Aufgabe.

Zeitaufwand: Prüfen der Fortbildungen und Übertragen in das Formular FO Fortbildungsplan pro Mitarbeiter:in ca. 5-10 min.

Praxistipp:

Buchen Sie Fortbildungen bei Veranstaltern, die Sie kennen bzw. die Sie oder Ihre Kolleg:innen mit Erfolg und gerne besucht haben.

Der besondere Tipp für mindmaxx Anwendende:

Die entsprechenden Dokumente finden Sie im mindmaxx QM-Handbuch.

• FO Stammdatenblatt – Fristen und Termine
• FO Fortbildungsplan
• GRV Punktebewertung von Fortbildungen

Download: FO Fortbildungsplan (PDF)

Die Vorlage können Sie sich hier exklusiv als Newsletter-Lesende als PDF herunterladen.

FAQ zum Vertiefen:

Wie viele Fortbildungspunkte sind vorgegeben? Welche Folgen gibt es, wenn die erforderlichen Fortbildungspunkte nicht erreicht sind?

Einfach hier nachschauen

Sie möchten Impulse und Lösungen für Ihr Qualitätsmanagement erhalten? Diese Tipps haben wir für Sie:

Sie sind mindmaxx Kunde und möchten sich bei der Durchsicht Ihres QM-Handbuchs unterstützen lassen? Was ist relevant? Haben sich durch das Erstellen eigener Dokumente Dubletten eingeschlichen?

Sie sind QMB und möchten sich in mindmaxx die Organisationswerkzeuge zum Archivieren und Sammlungen erstellen zeigen lassen?

mindmaxx QM-Hilfepaket

Sie sind auf der Suche nach einem vorgefertigten QM-Handbuch für die Arzt/Dentalpraxis? Hier finden Sie das passende QM-System:

Zu mindmaxx

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