Ziele erreichen mit dem SMART-Prinzip

Herr Dr. Kluge hatte im vergangenen Jahr seine Behandlungen so optimiert, dass im Laufe des Tages Kapazitäten frei geworden sind und weitere Behandlungen bequem durchgeführt werden können. Er hat sich zum Ziel gesetzt, die gewonnene Zeit mit weiteren Behandlungen aufzufüllen. Ein halbes Jahr später war die Praxis jedoch keinen Schritt weiter. Nun fragt sich Herr Dr. Kluge, woran das liegen könnte und wie die Praxis schließlich ihr Ziel erreicht.

Praxisentwicklung: Wer versagt zu planen, der plant zu versagen!

Kennst du das? Du nimmst dir etwas vor, bist hoch motiviert, und am Ende hast du nicht mal den ersten Schritt getan. Das ist ganz normal! Denn, wenn das Ziel zu schwammig ist und viel Spielraum für Interpretationen gibt, ist es besonders schwierig, mit einem Vorhaben zu beginnen. Umgekehrt gehst du mit Begeisterung an die Umsetzung, wenn du genau weißt, was zu tun ist und dabei die erwünschten von den unerwünschten Ergebnissen unterscheiden kannst. 

Wie dich das SMART-Prinzip bei deiner Planung unterstützt

Das SMART-Prinzip ist die Abkürzung für ein Modell, das dir dabei hilft, deine klar definierten Ziele in einem festgelegten Zeitraum zu erreichen.

SMART steht für 

SPEZIFISCH, 

MESSBAR, 

AKZEPTIERT, 

REALISTISCH, 

TERMINIERT.

Ein gutes Ziel ist spezifisch

Man könnte auch sagen, es ist konkret. „Es sollen mehr Patienten behandelt werden“, hat Herr Dr. Kluge definiert. Das geht aber auf vielfältige Weise. Sollen dafür Neupatient:innen gewonnen oder bspw. Bestandspatient:innen über regelmäßige Prophylaxe zusätzlich behandelt werden? Beide Ansätze dienen demselben Zweck, haben aber völlig unterschiedliche Maßnahmen zur Folge.

Ein gutes Ziel ist messbar

Mehr Patient:innen behandeln, in dem Neupatient:innen gewonnen werden ist zwar spezifisch, aber wie viele sind denn „mehr“? Rein formal ist einer schon mehr als vorher. Ist damit also das Ziel schon erreicht? Ein messbares Ziel, das spezifisch ist, könnte lauten: „Wir wollen fünf Neupatient:innen gewinnen und damit unsere freien Behandlungskapazitäten füllen.“

Ein gutes Ziel ist akzeptiert

Herr Dr. Kluge will fünf Neupatient:innen gewinnen, aber die Mitarbeiter:innen stehen nicht dahinter? Es gibt Ziele, die passen besser zum Team als andere. Vielleicht ist es doch die bessere Wahl, die gewonnene Zeit mit Zusatzbehandlungen für Bestandspatienten zu füllen. Denn wenn das Team nicht hinter dem Ziel steht, braucht Herr Dr. Kluge eine Alternative, sonst sind alle nur frustriert.

Ein gutes Ziel ist realistisch

In der Woche einen halben Tag für alle Prophylaxe-Termine einrichten, und in diesen vier Stunden alle Patient:innen behandeln? Das wird nicht funktionieren! Ob ein Ziel realistisch ist, setzt sich dadurch zusammen, welchen Anspruch man hat und wie viel Ressourcen für die entsprechende Umsetzung bereitgestellt werden können. Herr Dr. Kluge braucht ein Ziel, dass sein Team auch erreichen kann.

Ein gutes Ziel ist terminiert

Herr Dr. Kluge möchte in der nächsten Zeit zehn zusätzliche Patient:innen mit einer Prophylaxe-Behandlung versorgen? Wann genau ist denn diese „nächste Zeit“? Wann soll mit den Maßnahmen begonnen werden, wie viel Zeit darf sich das Team für die Umsetzung nehmen und wann wollen sie fertig sein? Gerade bei Zeit- und Mengenangaben sind konkrete Zahlen wichtig. Das formulierte SMART-Ziel könnte also lauten: Wir wollen in drei Monaten bei zehn zusätzlichen Patient:innen eine Prophylaxe-Behandlung durchführen und damit unsere freien Kapazitäten füllen.

Ergänzungen zum SMART-Prinzip

Seit einigen Jahren gibt es Stimmen, die das SMART-Prinzip für unvollständig halten, weil trotzdem manchmal unvorhergesehen Hindernisse auftauchen. 

Ein gutes Ziel ist ökonomisch

Für die Prophylaxe-Behandlungen müsste Herr Dr. Kluge einen zusätzlichen Mitarbeiter mit entsprechenden Qualifikationen einstellen, und am Ende zahlt er noch drauf? Dann stehen die Maßnahme und das Ziel nicht im Verhältnis. Er sollte prüfen, an welcher Stellschraube er nachjustieren kann, damit es passt. Vielleicht möchte ein:e Mitarbeiter:in zum:zur Prophylaxe-Assistent:in ausgebildet werden.

Ein gutes Ziel ist ethisch

Herr Dr. Kluge möchte zwar mehr Prophylaxe-Behandlungen anbieten, ist aber gar nicht überzeugt, dass seine derzeitige Prophylaxe-Assistentin mit der Mehrarbeit zurechtkommt. Dann steckt er in einem Wertekonflikt. Wenn er die Leistung seiner Mitarbeiterin anzweifelt, sollte er sich überzeugen, dass die Leistungen seinen Qualitätsansprüchen entsprechen, indem er mit ihr spricht und ihr die erforderliche Unterstützung anbietet.

Kontinuierlicher Verbesserungskreislauf (PDCA-Zyklus)

Herr Dr. Kluge kann nun, nachdem er sein Ziel definiert hat, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess nutzen, um sich auch während der Umsetzung immer wieder zu vergewissern, dass er noch das ursprüngliche Ziel verfolgt. Da Dr. Kluge sein Ziel inzwischen konkret formuliert hat, können auch alle seine Mitarbeiter:innen erkennen, ob sie sich noch auf dem richtigen Weg befinden.

Durch die Anwendung des SMART-Prinzips und des PDCA-Zyklus kann Herr Dr. Kluge positive Ergebnisse erzielen. Es sind noch keine zehn Bestandspatient:innen für die regelmäßigen Prophylaxe-Behandlungen gewonnen, aber immerhin sieben. Trotzdem sind die Behandlungszeiten fast ausgeschöpft. Das Team möchte das Ziel von zehn Patient:innen erreichen, doch Herr Dr. Kluge sagt, er ist bereits jetzt zufrieden und will sein Team vor Überarbeitung schützen. Er hat nun sein anfängliches Ziel umformuliert:

„Wir wollen in drei Monaten bei maximal zehn zusätzlichen Patient:innen eine Prophylaxe-Behandlung durchführen, um die freien Behandlungskapazitäten zu füllen.“

Nebenziel: 

“Unsere Qualität, unser Spaß bei der Arbeit und die Möglichkeit, uns ausruhen zu können sind uns ebenso wichtig, weshalb wir immer beide Bereiche bei der Zielerfüllung im Auge behalten und ggf. unser anfängliches Ziel herunter- oder heraufsetzen.”

Fazit: Ein gut formuliertes Ziel ist ein entscheidender Faktor

Ein gut formuliertes Ziel ist ein entscheidender Faktor, um den Weg richtig abzustecken. Vor allem im Team ist es wichtig, dass man so wenig Spielraum wie möglich für eigene Interpretationen zulässt. Sonst ist Frust vorprogrammiert. Um auch unerwarteten Hindernisse souverän begegnen zu können, ist neben der genauen Zielformulierung eine zielführende Strategie von Bedeutung. Dabei können dir gute Werkzeuge eine wertvolle Unterstützung bieten und den Erfolg positiv beeinflussen.