Das perfekte Organigramm für Arztpraxen

Ein Organigramm kann eine wundervolle Möglichkeit sein, aufzuzeigen, in welcher Beziehung Mitarbeitende in einer Praxis zueinander stehen, welche Aufgaben von wem erledigt werden und wie Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten geregelt werden.

QM-Anforderung Organigramm: Wie fange ich an?

Bevor ein Organigramm erstellt wird, sollte klar sein, welchen Zweck es haben soll. Es ist zwar eine QM-Anforderung, eine Übersicht über alle Mitarbeiter:innen und ihre Verantwortlichkeiten zu haben, in vielen Praxen wird diese Übersicht aber in Form einer Tabelle geführt. Auch das ist in Ordnung.

Wenn man sich aber für ein Organigramm entscheidet, sollte man auf ein paar Dinge achten.

1. Wie kann ein Organigramm aufgebaut werden, damit sich niemand aus dem Team bevorzugt, bzw. benachteiligt fühlt?
2. Welche Position nimmt die:der QMB (Qualitätsmanagementbeauftragte:r) im Organigramm ein?

Diese Fragen sind gar nicht so trivial. Das liegt unter anderem daran, dass die Begriffe “Stellen, Rollen, Tätigkeiten und Aufgaben” oft nicht sauber voneinander abgegrenzt werden.

Wozu dient das Organigramm?

Das Organigramm dient dazu, die Strukturen einer Organisation bildlich darzustellen.

Was zeigt das Organigramm?

In diesem Schaubild werden die Strukturen der Wahl gezeigt. Wie immer im Qualitätsmanagement, so gilt auch hier: Das Organigramm muss etwas zeigen, was sonst nicht, oder nur mühsam nachvollziehbar wäre. Wenn es keinen Mehrwert liefert, sollte das Organigramm gar nicht erstellt werden.

Es gibt viele Darstellungsmöglichkeiten, aber im Folgenden gehen wir auf die Darstellungsform ein, die wir in den Praxen am häufigsten antreffen.

Die hierarchische Darstellung

Viele Praxen stellen im Organigramm dar, in dem die einzelnen Praxismitglieder arbeiten: Stuhlassistenz, Behandler:innen, Labor, Verwaltung.

Schnell wird dann unterschieden zwischen bspw. Laborleitung und Labormitarbeiter:innen. 

Dabei handelt es sich um eine hierarchische Darstellung. Diese wird dadurch verstärkt, dass die Bilder pyramidenförmig von oben nach unten verlaufen (siehe Abbildung 1).

Die Darstellung als Mindmap

Das kann man auflockern, indem man die Pyramidenform durch eine Mindmap ersetzt, in der sich zunächst alle Tätigkeitsbereiche um den Kern „Praxis“ bewegen. 

Die Praxismitglieder werden dann um die jeweiligen Tätigkeitsbereiche angesiedelt (siehe Abbildung 2).

Um die Tätigkeitsbereiche (Bsp. Labor und Verwaltung) deutlicher voneinander zu unterscheiden, entscheiden sich viele Praxen dafür, die Bereiche in unterschiedlichen Farben auszumalen.

Wenn man darstellen möchte, wer in einem bestimmten Tätigkeitsbereich die Leitung hat, könnte die gewählte Farbe der Leitung etwas dunkler sein, als die der Mitarbeiter (siehe Abbildung 3).

Wozu sollen überhaupt Hierarchien dargestellt werden?

Die häufigste Antwort ist: Um zu zeigen, wer die Verantwortung für einen Bereich hat. Meistens möchte man damit verdeutlichen, wer die Ansprechpartner für einen bestimmten Bereich sind, sodass sich die Mitarbeiter:innen an den:die entsprechende:n Verantwortliche:n wenden können. 

Wer sich von dem hierarchischen Denken lösen möchte, könnte das Organigramm auch in der Dimension der Ansprechpartner darstellen. Ansprechpartner kann ja jede Person sein, die über Expertenwissen verfügt. Dieses Wissen ist entweder durch intensives Training, durch eine spezielle Ausbildung oder eine lange Praxiszugehörigkeit entstanden und hat nichts mit der formalen Position zu tun.

Wo steht der:die QMB?

Wird das Organigramm als Midmap dargestellt, empfehlen wir, den:die QMB auf einer Ebene mit den anderen Tätigkeitsbereichen in der Praxis zu verorten (siehe Abbildung4). 

Die Mitarbeiter:innen, die in den Bereichen Verantwortungen übernehmen, würden in den kleinen Kreisen auftauchen. 

Die Mitarbeiter:innen, die bestimmte Zuständigkeiten haben, könnten in einer weiteren Dimension in weiteren Kreisen auftauchen und farblich heller dargestellt werden (siehe Abbildung 5).

In der Darstellung in Form einer Mindmap mit farblicher Abgrenzung tauchen einige Mitarbeitende mehrfach auf, wodurch die Gefahr von Unübersichtlichkeit entsteht.

Tipp: Drucke das Organigramm in A1 aus und hänge es als Plakat an die Wand. Aus einer angenehmen Entfernung betrachtet, kann das Auge dann alles sehr gut erfassen.

Mit diesem Organigramm sehen alle Mitarbeiter:innen, in welchen Themen sie selbst und andere Verantwortung und Zuständigkeiten haben. Dadurch entsteht mehr Transparenz im Team und eine größere Wertschätzung untereinander.

Unsere Empfehlungen: Mit diesen Tipps klappt es!

Wenn sich eine Praxis für die Erstellung eines Organigramms entscheidet:, sollten folgende Tipps beachtet werden

• Zuerst sollte der:die Praxisinhaber:in oder der:die QMB im Team über das Vorhaben sprechen.
• In dem Gespräch sollte erklärt werden, warum das Organigramm erstellt wird und was darauf zu sehen sein wird. Das Warum sollte jedem klar sein.
• Wichtig ist eine Eingrenzung, was auf dem Organigramm zu sehen sein wird und was nicht. Beispiel. Zu sehen ist, wer wo Verantwortung und wo Zuständigkeiten hat. Nicht zu sehen ist, wie umfangreich diese sind.
• In dem Gespräch mit dem Praxisteam sollten alle Ergebnisse zusammengefasst werden und die Organisatoren sollten sich von allen Teammitgliedern eine Betätigung abholen.
• Sollte in dem Gespräch deutlich werden, dass das Orgnaigramm. zu Unmut im Team führt, sollte das Vorhaben an sich noch einmal überdacht werden.
• Wichtig: Das Organigramm ist keine Pflicht. 

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