Aufbewahrungsfristen in der Dentalpraxis

In einer Dentalpraxis fallen unzählige Dokumente an, die verwaltet und aufbewahrt werden müssen – vom Patientenstammblatt, Behandlungsunterlagen, Abrechnungsdaten bis hin zu Personalunterlagen. 

Werden Unterlagen nicht mehr gebraucht, weil die:der Patient:in bspw. weggezogen ist und nicht mehr in die Praxis kommt oder Mitarbeitende ausgeschieden sind, dürfen diese Unterlagen nicht einfach entsorgt werden. Für aufzeichnungspflichtige Unterlagen gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Wie lang diese ausfallen, hängt von der Art des Dokumentes ab.

Die Aufbewahrungsfrist für die ärztliche Dokumentation ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Für Personalunterlagen, Steuerunterlagen, Prüfprotokolle, Aufzeichnungen usw. sind die Aufbewahrungsfristen durch die entsprechenden Verordnungen und Gesetze festgelegt. Doch wie behält man bei all den Vorgaben die Übersicht?

Deine QM-Aufgabe – Aufbewahrungsfristen einhalten

• Ermittle für die komplette Praxisdokumentation die Aufbewahrungsfristen. In den meisten QM-Handbüchern gibt es dazu ein Dokument.
  • Tipp für mindmaxx Anwendende: FO Aufbewahrungsfristen
• Prüfe anhand der Aufbewahrungsfristen, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen.
• Was noch aufbewahrt werden muss, aber nicht direkt unter Zugriff sein muss – bspw. Modell aus abgeschlossenen Behandlungen – kommt ins Archiv (Keller).
• Prüfe anhand der Aufbewahrungsfristen, welche Dokumente entsorgt werden können.
• Infos zur Vernichtung von Dokumenten, Datenträgern, Modellen findest du in den FAQ.
• Sortiere ggf. Ordner komplett aus.
• Lege ggf. neue Ordner an,
  • mit eindeutiger Beschriftung.
  • mit Trennblättern für Unterthemen.
  • Beispiel für die Aufteilung eines Geräteordners: Nachweisdokumente / Prüfprotokolle / Bedienungsanleitungen. 
  • so finden sich alle gut zurecht.
• Definiere ein Ablageschema,
  • eine Vorlage für ein Ablageschema kannst Du Dir exklusiv als Newsletter-Lesende hier als PDF herunterladen. 

Zuständige: QMB erledigt die Aufgabe.

Zeitaufwand: Pro Ordner ca. 15 min. 

Praxistipp: 

Achte bei der Entsorgung auf den Datenschutz.

Der besondere Tipp für mindmaxx Anwendende:

Im Leitfaden A QM-Aufgabe - QM-Aufgabe - Datenschutz erfüllen und im FO Datenschutzkonzept findest Du ergänzende Informationen, was bei der Vernichtung personenbezogener Daten gemäß Datenschutz zu beachten ist.

Download: FO Ablageschema Aktenordner (PDF)

Die Vorlage kannst Du Dir exklusiv als Newsletter-Lesende hier als PDF herunterladen.

FAQ zum Vertiefen:
Wie werden Dokumente, Modelle und Datenträger richtig vernichtet? Einfach hier nachschauen.

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