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Wie du dein Praxisteam garantiert verunsicherst und auf Misserfolg zusteuerst
12.06.2023Weißt du, was Mitarbeiter:innen am meisten verunsichert? Fehlende Klarheit!
Klarheit zeichnet sich durch verschiedene Formen aus. In diesem Beitrag soll es um die Klarheit durch organisatorische Rahmenbedingungen handeln. Ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements.
Fehlende Vorgaben
Viele Mitarbeiter:innen fühlen sich in ihrem Alltag verunsichert, weil sie oft selbst beim Ausführen von Routineaufgaben nicht genau wissen, ob sie korrekt vorgehen, oder nicht. Sie merken gar nicht, wenn sie Fehler machen, weil von Seiten der Praxisinaber:innen die Abläufe niemals definiert und dokumentiert wurden. Diese Unklarheit empfinde Menschen oft als sehr belastend. Zugleich ist sie mit hohen Produktivitätsverlusten verbunden. Ohne standardisierte Abläufe ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass jede:r einzelne im Team unterschiedlich vorgeht, unterschiedlich lange braucht und wahrscheinlich sogar unterschiedliche Ergebnisse erzielt. Und das Ganze, ohne es zu bemerken. Klare Standards sind also maßgeblich, um sicherzustellen, dass alle wissen, wie sie vorgehen und dass sie bemerken, wenn sie vom geforderten Standard abweichen.
Definiere vor allem bei wichtigen Abläufen einen Standard, den du auch dokumentierst und auf den du dich beziehen kannst. Damit kannst du deinen Mitarbeiter:innen Klarheit und Sicherheit geben und wiederum selbst die Gewissheit haben, dass alle mitbekommen, wenn von den Standards abgewichen wird.
Unberechenbare Folgen
Wo Menschen arbeiten, da passieren Fehler. Standards helfen dir, diese zu reduzieren, aber nicht sie komplett zu verhindern. Fehler sind bei den meisten Menschen eine negativ konnotierte Erfahrung. Solange deine Mitarbeiter:innen nicht wissen, was genau im Falle eines Fehlers/einer Abweichung geschehen soll, an wen sie sich wenden sollen und welchem konkreten Protokoll sie folgen können, werden sie versuchen, die Fehler zu vertuschen. Je nach Fehler kann das fatale Auswirkungen haben. Denke nur daran, was langfristig mit einer Praxis passiert, die konsequent falsch abrechnet.
Definiere also neben den Standards des idealen Ablaufs auch unbedingt, wie im Falle von Abweichungen vorgegangen werden soll. In einigen (wenigen) Fällen lohnt es sich, ein sehr striktes Vorgangsprotokoll zu haben, das abgearbeitet wird. So verlieren Mitarbeiter:innen keine Zeit mit emotionalen Befindlichkeiten, sondern können direkt handeln.
Fehlende Präventionsstrategien
Viele Praxisinhaber:innen unterliegen der utopischen Vorstellung, dass sie einmal einen Standard definieren, diesen aufschreiben und dann alles von selbst läuft. Die Realität zeichnet aber ein anderes Bild. Menschen vergessen und werden nachlässig. Das ist vollkommen normal. Wenn deine einzige Fehlerprävention aus einem Dokument mit einer Ablaufbeschreibung besteht, dann wird es kurz nach der Erstellung dieses Dokuments wahrscheinlich reibungslos laufen. Doch nach ein paar Wochen oder Monaten werden sich Fehler einschleichen. Dann braucht es Maßnahmen, die dein Team aus dem Trott aufwecken, erinnern, motivieren und wieder neu ausrichten.
Gute Präventionsstrategien gegen Fehler sind eine Mischung aus (interne sowie externe) Schulungen, vorbildhaftes Verhalten von Führungskräften, Audits, Risikoanalysen und kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen. Die Klassiker des Qualitätsmanagements.
Verunsicherung, Frust, Fehler und damit Misserfolg der Praxis sind das Problem von fehlender Organisation. Nur wenn du für Klarheit sorgst in Bezug auf
- „Wie soll es idealerweise laufen“?
- „Wie gehen wir vor, wenn es nicht ideal läuft“?
- „Wie stellen wir sicher, dass es ideal laufen kann und dass wir uns nicht verrennen“?
Nur dann kannst du Verunsicherung auflösen und Klarheit vermitteln, was allen im Team hilft, selbständig und in deinem Sinne die Aufgaben des Alltags zu erledigen.
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