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Mehr Zeit für Patient:innen … weniger Aufwand für QM

02.10.2023

Wo also die Zeit für die Praxisorganisation und QM-Dokumentation hernehmen, zumal sowieso schon Beschäftigte in den Praxen für die Patient:innenbetreuung fehlen. 

Und wie behält man den Überblick, wenn es um die Vorgaben zum Hygiene-, Geräte- oder Arbeitsschutzmanagement geht? Wie soll das Team unter diesen Umständen noch Zeit für alle Aufgaben aufbringen? 

In Qualitätsmanagementsystemen schleicht sich regelmäßig eine ausufernde QM-Dokumentation ein, deren Anwendung und Pflege mit zum Teil großem Aufwand verbunden ist. Jeder erstellt Checklisten und Arbeitsanweisungen, weil das laut QM „ja alles zu machen ist.“

Wenn man jedoch in die QM-Richtlinie G-BA bzw. in die DIN EN ISO 9001 schaut, geht es eher um wesentliche Dokumentationen und um Kernprozesse.

Was zu dokumentieren ist bzw. was für ein Unternehmen relevant ist hängt von der jeweiligen Branche und natürlich vom eigenen Qualitätsanspruch ab. Die Grundlage einer wirksamen QM-Dokumentation ist detailliertes Wissen rings um gesetzliche Vorgaben und interne Regelungen.

Frag doch mal im Team, ob die vielen Checklisten und Arbeitsanweisungen wirklich hilfreich sind oder ob es auch ohne geht? Wenn Du als Antwort erhältst „Klar, wir sind doch nicht doof“ lässt sich künftig einiges an Zeit für QM-Dokumentationen sparen.

 

Deine QM-Aufgabe – Dokumentation im QM - So viel wie nötig, so wenig wie möglich

 

  • prüfe jedes QM-Dokument systematisch und stelle Dir und dem Team dazu folgende Fragen: 
  • Unterstützt das Dokument 
    • jemandem im Team, um die Arbeit zu vereinfachen? 
    • Fehler zu vermeiden? 
    • eine gesetzliche Anforderung umzusetzen? Wenn ja: Welche? 
    • Risiken zu minimieren? 
    • Abläufe zu verbessern? 
  • Dokumente, die bei der Prüfung mit Ja beantwortet werden, bleiben im QM-Handbuch 
  • Dokumente, die bei der Prüfung mit Nein beantwortet werden, werden archiviert 
    • es kann dann immer wieder aktiviert werden, sollte es doch brauchbar sein 
  • mit dieser Vorgehensweise bei der Durchsicht des QM-Handbuchs kann kein Dokument verloren gehen. Da nichts gelöscht wird, sondern überflüssiges „nur“ archiviert wird. Im Idealfall ist für alle erkennbar: QM erleichtert das Praxisleben, macht Sinn, macht Spaß und bringt nach vorne. 
  • führe QM nach Nutzen ein 
  • Checklisten bzw. Arbeitsanweisungen werden erstellt für Tätigkeiten, die 
    • fehleranfällig sind 
      • Fehler werden künftig vermieden 
    • selten gemacht werden 
      • bevor die Aufgabe erledigt wird, kann Wissen aufgefrischt werden 
    • von einem Verantwortlichen erledigt werden 
      • es entsteht kein s. g. Inselwissen 
      • Vertretungen bei Krankheit oder Urlaub sind sichergestellt 

Zuständige: QMB erledigt die Aufgabe 

Zeitaufwand:  Systematische Prüfung pro Dokument ca. 5 Minuten

Praxistipps: 

  • Nutze ein vorgefertigtes QM-Handbuch 
    • das gibt Sicherheit, für die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben 
    • es sind lediglich die vorgefertigten Dokumente auszufüllen 
    • selbst zu erstellen ist im Allgemeinen nichts 
    • wie ein Tray zu bestücken ist, ist schnell mit einem Foto aufgezeigt 
    • erstelle Videos bzw. Fotos für Arbeitsabläufe 
  • Bilder sagen mehr als 1000 Worte 

 

Fazit:  Gut ist, was klappt. Eine gute QM-Dokumentation unterstützt die Beschäftigten, bei ihren täglichen Aufgaben. Sie hilft dabei, dass an alles gedacht wird, ist auf relevante Themen beschränkt, verständlich und kurz geschrieben. Sie sollte dabei helfen, dass Dinge besser werden und „die Köpfe“ zu entlasten.

 

FAQ zum Vertiefen:
Was ist eine Arbeitsanweisung? Was bedeutet Dokumentenlenkung? 

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