Neupatient:innenaufnahme – Wie du dem Dokumenten-Horror ein Ende setzt

Jeder kennt es: Ein:e Neupatient:in betritt die Praxis, und die Dokumentation beginnt. Anamnesebögen, Datenschutzerklärungen, Entbindungen der Schweigepflicht und vieles mehr. Es werden Unmengen an Papier verbraucht. Der Zeitaufwand ist enorm: Und das alles, bevor die eigentliche abrechenbare Leistung beginnen kann. 

Was wäre, wenn dieser Aufwand abgeschafft werden könnte?

Eine Lösung bietet die Digitalisierung und das verstärkte Einbinden der Patient:innen in den Dokumentationsprozess. Durch die digitale Erfassung lässt sich Papier einsparen, und indem die Patient:innen aktiv in den Prozess einbezogen werden, kann wertvolle Zeit gespart werden.

Viele Praxisinhaber:innen sind bereits aktiv dabei, vor allem den Prozess der Anamnese zu digitalisieren. 

Anamnesebögen zuschicken

Ein möglicher Ansatz ist, dass Praxen den Patient:innen im Vorfeld den Anamnesebogen zusenden und sie bitten, ihn zum Ersttermin ausgefüllt mitzubringen. Der Aufwand für die Rezeptionsmitarbeiter:innen wird dadurch aber nicht wie gewünscht reduziert. Die Anzahl der Fälle, die trotz Aufforderung die Dokumente im Vorfeld nicht ausfüllen ist viel zu groß, sodass die Praxismitarbeiter:innen trotz allem weiterhin alle Dokumente der Neupatient:innen überprüfen und ggf. nachfassen müssen. 

Anamnesebögen auf der Webseite einbinden

Eine weitere Möglichkeit, der sich einige Praxisinhaber:innen bedienen, besteht darin, den Anamnesebogen als bearbeitbares PDF oder Onlineformular auf der Webseite einzubinden. Im besten Fall sind das Herunterladen und Hochladen des Formulars nicht erforderlich, sondern die Daten werden bei Bearbeitung übernommen und gespeichert. Leider ist die Integration dieser Plug-ins oft nur rudimentär und die Übertragung der Daten in das eigene Praxisverwaltungssystem nur über Umwege zu realisieren. Dem Papierverbrauch ist mit dieser Lösung ein Ende gesetzt, die Mitarbeiter:innen sind aber weiterhin maßgeblich daran beteiligt, die Übertragung der Daten sicherzustellen. Je nach Prozess kann es sein, dass man mit dieser Lösung lediglich eine Verlagerung des Aufwandes erreicht hat.

Anamnesebögen über Tablet ausfüllen lassen

Immer mehr Praxen nutzen zudem eine digitale Anamnese-Software. Sobald der:die Patient:in im Wartezimmer sitzt, wird die Anamnese über ein Tablet aufgerufen, und die Angaben werden direkt in ein digitales Format übertragen. Mit passenden Schnittstellen kann der Anamnesebogen dann in der Patientenakte abgelegt werden, ohne jemals in Papierform ausgedruckt worden zu sein. Diese Lösung entlastet nicht nur die Rezeption, sondern überträgt auch den Patient:innen die Verantwortung für die eigenen Daten und schützt gleichzeitig die Umwelt durch einen reduzierten Papierverbrauch. Einschränkungen gibt das dort, wo individuelle Dokumente über die Software nicht integriert werden können. Empfehlenswert ist: Schaue dir im Vorfeld an, wie flexibel sich neue Dokumente in den digitalen Erhebungsprozess einbinden lassen. Hier gibt es von Anbieter zu Anbieter erhebliche Unterschiede, die sich natürlich auch im Preis niederschlagen. 

Einschränkungen aller drei Lösungen und ein erweiterter Lösungsansatz

Alle drei Lösungen sind darauf angewiesen, dass Mitarbeiter:innen in der Praxis manuell prüfen, ob es sich um einen Neupatienten handelt, welche Unterlagen schon vorliegen und welche Unterlagen noch fehlen. Die entsprechende Dokumentation muss dann entweder manuell angestoßen oder den Patient:innen aktiv mitgeteilt werden.

Eine vielversprechende Lösung bietet der coordinator: Eine Kombination aus den bereits genannten Ansätzen und einem automatisierten Prozess. 

1. Du kannst konfigurieren, welche Unterlagen einem:einer Patient:in bereitgestellt werden, wenn er:sie zum ersten Mal in die Praxis kommt. Im Idealfall hat die Praxis über den coordinator konfiguriert, dass Neupatient:innen direkt bei Terminvereinbarung benachrichtig und aufgefordert werden, ihre Anamnese digital auszufüllen.
2. Du kannst spezielle Dateien mit jeweiligen Terminarten verknüpfen und sogar entscheiden, ob diese vor, zum oder nach einem Termin bereitgestellt werden sollen. Der Versandt erfolgt automatisch über die vereinbarte und konfigurierte Terminart. 
3. Erforderliche Dokumente werden den Patient:innen online bereitgestellt und von diesen bearbeitet. Die Praxis kann den Bearbeitungsstand der Unterlagen nachvollziehen und ggf. die Patient:innen daran erinnern, wenn noch Dokumente auszufüllen sind. 
4. Sollten Patient:innen trotz Aufforderung ohne abgeschlossene Anamnese zum Termin erscheinen, kann über ein Tablet der Anamnesebogen und weitere Dokumente aufgerufen, digital ausgefüllt und automatisch in der Patientenakte abgelegt werden.

Der Vorteil ist, dass durch die Konfigurationsmöglichkeiten des coordinators Mitarbeitende der Rezeption überhaupt nicht mehr eingreifen, bzw. etwas initiieren müssen, damit die richtigen Dokumente ausgefüllt werden. Das macht der coordinator alles automatisiert. 

Eine erweiterte Zukunftsvision kann so aussehen, dass du, wenn du es möchtest, Terminarten so konfigurierst, dass Terminbuchungen nur möglich sind, wenn alle Unterlagen vollständig eingereicht wurden. Damit wird der Prozess der digitalen Anamnese nicht nur zeitsparend, lückenlos und nachhaltig, darüber hinaus kannst du mithilfe automatisierter Prozesse eine Patient:innenselektion vornehmen. Mit anderen Worten: Du kannst dafür sorgen, dass in erster Linie Patient:innen behandelt werden, die bereit sind, die Verantwortung für den Behandlungserfolg mitzutragen, indem sie die Prozesse unterstützen, die du etabliert hast. 

Mit dem coordinator kannst du dem Dokumenten-Horror in deiner Praxis wirksam ein Ende setzen. 

Du möchtest deine Neupatient:innenaufnahme entlasten? Hier erfährst du weitere Unterstützung:

In einem unverbindlichen Demo-Termin kannst du dir die smarte Cloudlösung coordinator vorstellen lassen. Der coordinator verbindet auf intelligente Art und Weise die Anforderungen der digitalisierten und automatisierten Praxisabläufe. 

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