5 Tipps für das perfekte Protokoll

Teambesprechungen sind ein nützliches QM-Instrument, um das gesamte Praxisteam einzubinden, Informationen an alle zu geben, Anregungen zu bekommen, gemeinsam bestimmte Themen zu besprechen und Lösungen zu entwickeln. Die Ergebnisse der Besprechungen sollten allen zum Nachlesen zur Verfügung stehen.

Du bist an der Reihe, die nächste Teambesprechung zu protokollieren? Mit unseren 5 Tipps kannst du einfach und effizient das perfekte Protokoll erstellen. 

Deine QM-Aufgabe – Das perfekte Protokoll für die Teambesprechungen erstellen

Tipp 1: Vor der Teambesprechung

• Protokoll vorbereiten
  • Erstelle eine Protokollvorlage.
    • Tipp für mindmaxx Anwendende: FO Ergebnisprotokoll - Teambesprechung
  • Ist die Agenda bekannt? Je mehr Du über die Themen weiß, desto einfacher ist es, das Protokoll zu führen.
    • Eine Formular-Vorlage Themensammlung für die Teambesprechung kannst du dir exklusiv als Newsletter-Lesende hier als PDF herunterladen.
  • Trage die gesammelten Themen vorab in Protokollvorlage ein.
  • Füge zwischen den einzelnen Themen weitere leere Zeilen ein, sodass genügend Platz für Notizen ist.

Tipp 2: Protokoll führen

• Schreibe in der Gegenwartsform = offizielle Protokollsprache Sie hat den Vorteil, dass sie „kurz und bündig“ ist.
• Einfache, leicht verständliche Formulierungen in kurzen Sätzen erleichtern das spätere Lesen.
• Notiere zu jedem Tagesordnungspunkt:
  • I - Informationen – geben den Inhalt des Gesprächs wieder.
  • R - Regelung – zeigt an, was zukünftig von allen gemacht und eingehalten werden soll.
  • A - Aufgaben – ist immer mindestens einer bestimmten Person zugeordnet und mit einer Terminfrist versehen.

Tipp 3: Während der Besprechung

• Direktes mitschreiben am PC in das vorbereitete Protokoll erleichtert die Arbeit.
• Ist dies nicht möglich, drucke Dir die Vorlage zur handschriftlichen Mitschrift vorher aus.
• Bitte darum, dass jeder Beschluss bzw. jedes Ergebnis für alle noch mal zusammengefasst wird,
  • so können Notizen überprüfen werden.
  • um Missverständnissen vorzubeugen.

Tipp 4: Nach der Teambesprechung

• Schreibe das Protokoll „ins Reine“.
• Bessere Vertipper und Grammatik aus. 
• Nach der Mitschrift am PC:
  • Ist alles übersichtlich und klar formuliert?
  • Sind Beschlüsse und Ergebnisse für jeden verständlich eingetragen?
• Nach handschriftlicher Mitschrift:
  • Übertrage deine Notizen ins vorbereitete Protokoll am PC 
  • Füge das Protokoll in Dein QM-Handbuch ein
  • So kann es jederzeit aufgerufen werden.
• Tipp für mindmaxx Anwendende: Das angelegte FO Ergebnisprotokoll – Teambesprechung wird direkt in mindmaxx abgelegt

Tipp 5: Umsetzung der Aufgaben sicherstellen

• Prüfe zur nächsten Teambesprechung, ob die Aufgaben fristgerecht umgesetzt wurden.
• Nimm Unerledigtes bzw. offene Themen erneut auf die Agenda der Teambesprechung.

Zuständige:r: Protokollant:in erledigt die Aufgabe.

Zeitaufwand: Vorbereitung des Protokolls ca. 10 - 20 Minuten, Ausarbeitung des Protokolls ca. 30 – 60 Minuten. 

Praxistipps:  

• nicht gleichzeitig protokollieren und moderieren 
• bei Unklarheiten nachfragen
• umgehend nachbereiten, denn das Gedächtnisprotokoll kann täuschen
• bei hitzigen Diskussionen Chef:innen und Kolleg:innen ruhig daran erinnern, dass du mitschreiben musst

Der besondere Tipp für mindmaxx Anwendende:

Im Leitfaden A QM-Aufgabe - QM-Richtlinie G-BA erfüllen – Kapitel Teambesprechungen durchführen findest du Hilfreiches zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben QM-RL.

Download: Themensammlung für die Teambesprechung (PDF)

Die Vorlage kannst du dir exklusiv als Newsletter-Lesende hier als PDF herunterladen.

FAQ zum Vertiefen:
Für weitere Informationen rund um das Protokoll einfach hier nachschauen.

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