Ein besonders‍ sensibles ‍und umfangreiches Thema in diesem Zusammenhang sind die Aufbewahrungsfristen zu allen Bereichen der Dokumentation und Verwaltung von Patientendaten sowie der internen Unterlagen der Praxis. 

In einer Zahnarztpraxis fallen unzählige Dokumente an, die verwaltet und aufbewahrt werden müssen – vom Patientenstammblatt, Behandlungsunterlagen, Abrechnungsdaten bis hin zu Personalunterlagen. Werden Unterlagen nicht mehr gebraucht, bspw. weil Patient:innen weggezogen sind und nicht mehr in die Praxis kommen oder Mitarbeitende ausgeschieden sind, dürfen diese Unterlagen nicht einfach entsorgt werden. Rechtliche Vorgaben regeln die medizinische Dokumentation in Dentalpraxen. 

Diese Regelungen haben zum Ziel, die Sicherheit der Patient:innen zu gewährleisten und eine lückenlose sowie korrekte Dokumentation sicherzustellen. Die Aufbewahrungsfristen unterliegen daher den entsprechenden gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben.

Für aufzeichnungspflichtige Unterlagen gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Wie lang diese ausfallen, hängt von der Art des Dokumentes ab.

Die Aufbewahrungsfrist für die ärztliche Dokumentation ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Für Personalunterlagen, Steuerunterlagen, Prüfprotokolle, Aufzeichnungen usw. sind die Aufbewahrungsfristen durch die entsprechenden Verordnungen und Gesetze festgelegt. 

Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Aufbewahrung beruht nicht nur auf der Einhaltung von Fristen, sondern auch auf einer klaren und strukturierten Datenablage. Dazu gehört die Festlegung eindeutiger Zugriffsrechte, um den Datenschutz zu sichern und eine einfache Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung und der damit verbundenen Veränderungen im Datenmanagement erhält dieses Thema eine noch größere Bedeutung. 

Dokumentenmanagementsysteme wie mindmaxx der medondo AG ermöglichen eine strukturierte Ablage mit entsprechenden Zugriffsrechten.

Ihre QM-Aufgabe – Aufbewahrungsfristen einhalten

• Ermitteln Sie für die komplette Praxisdokumentation die Aufbewahrungsfristen
  • in den meisten QM-Handbüchern gibt es dazu ein Dokument
    • Tipp für mindmaxx Anwendende: Im FO Aufbewahrungsfristen finden Sie die entsprechenden Fristen.
• Erstellen Sie ein übersichtliches Ablagesystem
  • digital mit einem Dokumentenmanagementsystem
  • analog mit einem einheitlichen Beschriftungssystem
    • eine Vorlage für ein Ablageschema können Sie sich exklusiv als Newsletter-Lesende hier als PDF herunterladen
• Prüfen Sie anhand der Aufbewahrungsfristen, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen
  • was noch aufbewahrt werden muss, aber nicht direkt unter Zugriff sein muss – bspw. ein Modell aus einer abgeschlossenen Behandlungen – kommt ins Archiv
• Prüfen Sie anhand der Aufbewahrungsfristen, welche Dokumente entsorgt werden können
  • Informationen zur Vernichtung von Dokumenten, Datenträgern und Modellen finden Sie in den FAQ

Zuständige:r: QMB erledigt die Aufgabe 

Zeitaufwand: Dokument prüfen und Ablagesystem erstellen – pro Dokument ca. 3 Minuten

Praxistipp: 

Elektronische Patientenakten und Dokumentenmanagementsysteme bieten eine effektive Lösung zur Speicherung von Daten, erhöhen die Sicherheit der Informationen und ermöglichen einen schnellen Zugriff auf archivierte Daten. Dennoch ist es für Praxen von größter Bedeutung, dass diese digitalen Systeme alle gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz und zur Datensicherheit einhalten.

Download: FO Ablageschema Aktenordner (PDF)

Die Vorlage können Sie sich exklusiv als Newsletter-Lesende hier als PDF herunterladen.

FAQ zum Vertiefen:

Wie werden Dokumente, Modelle und Datenträger richtig vernichtet? Einfach hier nachschauen.

Sie möchten Impulse und Lösungen für Ihr Qualitätsmanagement erhalten? Diese Tipps haben wir für Sie:

Sie sind mindmaxx Kunde und möchten sich bei der Durchsicht Ihres QM-Handbuchs unterstützen lassen? Was ist relevant? Haben sich durch das Erstellen eigener Dokumente Dubletten eingeschlichen?

Sie sind QMB und möchten sich in mindmaxx die Organisationswerkzeuge zum Archivieren und Sammlungen erstellen zeigen lassen?

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Der Beitrag Aufbewahrungsfristen in der Dentalpraxis erschien zuerst auf medondo.