Dabei richten sich die Kontrollen nach den jeweiligen Anforderungen der verschiedenen Stellen und beleuchten unterschiedliche Aspekte der Praxisführung. Besonders im Fokus stehen dabei grundlegende Themen wie die Einhaltung von Hygienestandards, der sachgerechte Umgang mit Medizinprodukten einschließlich deren Aufbereitung, die Gewährleistung des Arbeitsschutzes, sowie die ordnungsgemäße Abfallentsorgung.

Diese Bereiche sind eng miteinander verbunden – besonders die Hygiene spielt als zentraler Bestandteil der zahnmedizinischen Versorgung in sämtlichen Aspekten eine entscheidende Rolle. Die Liste der Gesetze und Verordnungen, Richtlinien, Empfehlungen und technischen Regeln, die in Praxen in Bezug auf Hygiene und Medizinprodukte zu beachten sind, ist entsprechend umfangreich.

Hat sich eine Behörde zur Begehung angemeldet, ist es wichtig, ruhig zu bleiben und sich darauf zu konzentrieren, die Praxis bestmöglich vorzubereiten, um sicherzustellen, dass alles zu den geltenden Standards eingehalten und umgesetzt wurde.

Was wird für eine Begehung nach Medizinprodukte-Betreiberverordnung in der Regel gefordert? 

Ihre QM-Aufgabe – „Hygiene-Dokumente“ prüfen und aktualisieren

• Sind im Bestandsverzeichnis alle aktiven Medizinprodukte der Praxis eingetragen?
  • für alle aktiven nicht-implantierbaren Medizinprodukte der jeweiligen Betriebsstätte ist ein Bestandsverzeichnis zu führen – gemäß §14 MPBetreibV
• Liegen die Prüfprotokolle für die wiederkehrenden Prüfungen vor?
  • Prüfprotokolle zu Inspektionen und Wartungen – gemäß §7 MPBetreibV
  • messtechnischen und/oder der sicherheitstechnischen Kontrollen (MTK / STK) – gemäß §12 und §15 MPBetreibV
• Ist die Dokumentation vollständig, lückenlos und aktuell?
  • Arbeitsanweisungen, Validierungsberichte, Nachweise der Routine- und Chargenkontrollen, Freigabedokumentation usw. – gemäß § 8 MPBetreibV
• Liegen die Fachkunde bzw. Sachkundenachweis der Personen vor?
  • die die aufbereiteten Medizinprodukte freigeben – gemäß § 5 MPBetreibV

Zuständige:r: QMB und Hygienebeauftragter erledigen die Aufgabe.

Zeitaufwand: Prüfen pro Thema ca. 20 Minuten

Praxistipp:

Die Hygienepläne sollten immer aktuell und an entsprechender Stelle ausgehängt sein.

Download: FO 8 Tipps zur Vorbereitung einer Praxisbegehung (PDF)

Die Vorlage können Sie sich hier exklusiv als Newsletter-Lesende als PDF herunterladen.

Sie möchten Impulse und Lösungen für Ihr Qualitätsmanagement erhalten? Diese Tipps haben wir für Sie:

Sie sind mindmaxx Kunde und möchten sich bei der Durchsicht Ihres QM-Handbuchs unterstützen lassen? Was ist relevant? Haben sich durch das Erstellen eigener Dokumente Dubletten eingeschlichen?

Sie sind QMB und möchten sich in mindmaxx die Organisationswerkzeuge zum Archivieren und Sammlungen erstellen zeigen lassen?

mindmaxx QM-Hilfepaket

Sie sind auf der Suche nach einem vorgefertigten QM-Handbuch für die Arzt/Dentalpraxis? Hier finden Sie das passende QM-System:

Zu mindmaxx

Der Beitrag Praxisbegehung – und jetzt? erschien zuerst auf medondo.

Neben den geltenden Gesetzen sind weitere wichtige Informationen bereitzustellen, darunter die Unfallverhütungsvorschriften, die Kontaktdaten der Ersthelfer:innen, der/des Betriebsärztin/Betriebsarztes sowie der Sicherheitsbeauftragten, Notfallpläne und Informationen zur Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung.

Die Aushangpflicht ist unabhängig von der Größe des Betriebs und gilt bereits ab dem ersten Mitarbeitenden. Zudem ist es wichtig, dass alle relevanten Gesetze und Verordnungen stets auf dem aktuellen Stand sind. Arbeitgebende sind daher verpflichtet, regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Informationen aktuell sind.

Das Nichteinhalten der Aushangpflicht gilt als Ordnungswidrigkeit. Dies kann für den Arbeitgebenden Konsequenzen haben, die sich in Form von Bußgeldern äußern können.

Grundsätzlich müssen alle relevanten Informationen so bereitgestellt werden, dass sie für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich sind. 

Für den Aushang hat sich in vielen Unternehmen der Personalraum oder Pausenraum bewährt. So lässt sich die Informationspflicht wirkungsvoll erfüllen. 

Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, dass alles physisch an der Wand hängt. In vielen Unternehmen ist es mittlerweile üblich, auch digitale Aushänge zu verwenden, beispielsweise auf internen Intranets oder in Mitarbeiterportalen. Wichtig ist, dass die Informationen klar, verständlich und jederzeit abrufbar sind, unabhängig davon, ob sie in gedruckter oder digitaler Form bereitgestellt werden.

Ihre QM-Aufgabe – Aushänge prüfen und aktualisieren

• Überprüfen Sie, ob die aushangpflichtigen Gesetze in der aktuellen Fassung vorliegen
  • idealerweise sind die Gesetze im QM-Handbuch der Praxis enthalten
    • Tipp für mindmaxx Anwendende: in mindmaxx finden Sie die Übersicht FO aushangpflichtige Gesetze
    • Die Gesetze finden Sie in der aktuellen Fassung in mindmaxx
    • Das Formular Aushangpflichten können Sie sich hier exklusiv als Newsletter-Lesende als PDF herunterladen
• Prüfen Sie, ob die folgenden Aushänge sowohl für das Praxispersonal als auch für die Patienten, an gut sichtbarer Stelle angebracht sind
  • Aushang Unfall und Notfall
  • Brandschutzordnung Teil A
• Kontrollieren Sie, ob die folgenden Aushänge an einer für das Praxispersonal gut sichtbaren Stelle angebracht sind
  • Aushang Berufsgenossenschaft
  • Aushang Brandschutz – Alarmplan
• Halten Sie die Aushänge aktuell

Zuständige:r: QMB erledigt die Aufgabe.

Zeitaufwand: Prüfen der Aushänge ca. 5 Min.

Der besondere Tipp für mindmaxx-Anwendende:

In mindmaxx finden Sie entsprechende Vorlagen für die geforderten Aushänge.

Download: FO Aushangpflichten (PDF)

Die Vorlage können Sie sich hier exklusiv als Newsletter-Lesende als PDF herunterladen.

Sie möchten Impulse und Lösungen für Ihr Qualitätsmanagement erhalten? Diese Tipps haben wir für Sie:

Sie sind mindmaxx Kunde und möchten sich bei der Durchsicht Ihres QM-Handbuchs unterstützen lassen? Was ist relevant? Haben sich durch das Erstellen eigener Dokumente Dubletten eingeschlichen?

Sie sind QMB und möchten sich in mindmaxx die Organisationswerkzeuge zum Archivieren und Sammlungen erstellen zeigen lassen?

mindmaxx QM-Hilfepaket

Sie sind auf der Suche nach einem vorgefertigten QM-Handbuch für die Arzt/Dentalpraxis? Hier finden Sie das passende QM-System:

Zu mindmaxx

Der Beitrag Aushangpflichten in der Dentalpraxis erschien zuerst auf medondo.

Diese Prüfungen dienen nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch dem Schutz von Patient:innen und Mitarbeitenden vor möglichen Gefahren, die von fehlerhaften Geräten ausgehen können. 

Doch welche Prüfungen sind konkret erforderlich? 

Die Anforderungen ergeben sich u.a. aus den Unfallverhütungsvorschriften (DGUV), der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), der Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV) und dem Arbeitsschutz.

Die Sicherheitsüberprüfungen von elektrischen Geräten nach DGUV Vorschrift 3 ist unerlässlich, um elektrische Gefahren auszuschließen. Auch die regelmäßige Wartung und Prüfung der Sterilisationsgeräte ist von großer Bedeutung, um die Einhaltung der Hygienestandards sicherzustellen. Es empfiehlt sich, eine Fachfirma zu beauftragen, die die Prüfungen fachgerecht durchführt und die entsprechenden Nachweise ausstellt. So wird sichergestellt, dass elektronische Geräte einwandfrei funktionieren.

Geräteprüfungen in der Dentalpraxis sind kein bürokratischer Selbstzweck, sondern essenziell für die Patientensicherheit, Schutz der Mitarbeitenden, rechtliche Absicherung und Qualitätsmanagement.

Eine strukturierte Planung, klare Zuständigkeiten und zuverlässige Fachfirmen sorgen dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden – und der Praxisbetrieb reibungslos läuft.

Ihre QM-Aufgabe – Geräte prüfen lassen

• Ermitteln Sie alle elektronischen Geräte in der Praxis
  • „Alles was einen Stecker hat“
  • die aktiven Medizinprodukte
    • eine Vorlage können Sie sich exklusiv als Newsletter-Lesende hier als PDF herunterladen
• Tragen Sie alle Geräte in eine Betriebsmittel-Liste (Geräteliste) ein
  • in den meisten QM-Handbüchern gibt es dazu eine entsprechende Vorlage
    • Tipp für mindmaxx Anwendende: FO Betriebsmittel und FO  Bestandsverzeichnis – Aktive Medizinprodukte
• Tragen Sie zu den Geräten die Wartungsintervalle und den nächsten Wartungstermin in die Liste ein 
  • so haben Sie alles auf einem Blick
    • oftmals finden Sie das Prüfsiegel mit dem nächsten Termin direkt auf dem Gerät
    • Infos zu den Wartungsintervallen finden Sie in den FAQ
• Überprüfen Sie, ob für jedes Gerät die Bedienungsanleitungen vorhanden und griffbereit sind
  • für aktive Medizinprodukte finden Sie unter dem Punkt „Wartung, Sicherheitstechnische Kontrollen“ in der Regel die geforderten Prüfintervalle zum Gerät
• Vereinbaren Sie mit der entsprechenden Wartungsfirma die Termine
  • gemäß DGUV V3, STK, MTK, E-Check
  • Infos finden Sie in den FAQ
• Tragen Sie die Wartungstermine in den Praxisterminkalender ein
  • so weiß jeder Bescheid und der Termin geht nicht unter
• Nach dem Prüftermin sind die Prüfprotokolle als Nachweisdokument aufzubewahren 
  • bei Begehungen sind ggf. Nachweise vorzulegen
  • die nächste Terminierung wird einfacher

Zuständige:r: QMB erledigt die Aufgabe und stimmt mit dem Praxisinhaber die anstehende Wartungstermine ab.

Zeitaufwand: Prüfen und terminieren pro Gerät ca. 20 min.

Praxistipp: 

• Wartungstermine in patientenfreie Zeiten terminieren, um einen reibungslosen Praxisablauf zu gewährleisten
• Geräteordner pro Gerät anlegen
  • für Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle, Geräteweinweisungen, erste Inbetriebnahme

Der besondere Tipp für mindmaxx-Anwendende:

In den Leitfäden A QM-Aufgabe – Elektrische Anlagen und Betriebsmittel betreiben und A QM-Aufgabe – Aktive Medizinprodukte betreiben haben wir die wichtigsten Informationen zusammengestellt, um für die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben Hilfreiches an die Hand zu geben.

Download: Elektrische Geräte ermitteln (PDF)

Die Vorlage können Sie exklusiv als Newsletter-Lesende hier als PDF herunterladen.

FAQ zum Vertiefen:

Wer prüft welches Gerät? Was sind ortsfeste bzw. ortsveränderliche Betriebsmittel? Einfach hier nachschauen.

Sie möchten Impulse und Lösungen für Ihr Qualitätsmanagement erhalten? Diese Tipps haben wir für Sie:

Sie sind mindmaxx Kunde und möchten sich bei der Durchsicht Ihres QM-Handbuchs unterstützen lassen? Was ist relevant? Haben sich durch das Erstellen eigener Dokumente Dubletten eingeschlichen?

Sie sind QMB und möchten sich in mindmaxx die Organisationswerkzeuge zum Archivieren und Sammlungen erstellen zeigen lassen?

mindmaxx QM-Hilfepaket

Sie sind auf der Suche nach einem vorgefertigten QM-Handbuch für die Arzt/Dentalpraxis? Hier finden Sie das passende QM-System:

Zu mindmaxx

Der Beitrag Geräteprüfungen in der Dentalpraxis – Sicherheit, Qualität und Rechtssicherheit erschien zuerst auf medondo.

Ein besonders‍ sensibles ‍und umfangreiches Thema in diesem Zusammenhang sind die Aufbewahrungsfristen zu allen Bereichen der Dokumentation und Verwaltung von Patientendaten sowie der internen Unterlagen der Praxis. 

In einer Zahnarztpraxis fallen unzählige Dokumente an, die verwaltet und aufbewahrt werden müssen – vom Patientenstammblatt, Behandlungsunterlagen, Abrechnungsdaten bis hin zu Personalunterlagen. Werden Unterlagen nicht mehr gebraucht, bspw. weil Patient:innen weggezogen sind und nicht mehr in die Praxis kommen oder Mitarbeitende ausgeschieden sind, dürfen diese Unterlagen nicht einfach entsorgt werden. Rechtliche Vorgaben regeln die medizinische Dokumentation in Dentalpraxen. 

Diese Regelungen haben zum Ziel, die Sicherheit der Patient:innen zu gewährleisten und eine lückenlose sowie korrekte Dokumentation sicherzustellen. Die Aufbewahrungsfristen unterliegen daher den entsprechenden gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben.

Für aufzeichnungspflichtige Unterlagen gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Wie lang diese ausfallen, hängt von der Art des Dokumentes ab.

Die Aufbewahrungsfrist für die ärztliche Dokumentation ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Für Personalunterlagen, Steuerunterlagen, Prüfprotokolle, Aufzeichnungen usw. sind die Aufbewahrungsfristen durch die entsprechenden Verordnungen und Gesetze festgelegt. 

Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Aufbewahrung beruht nicht nur auf der Einhaltung von Fristen, sondern auch auf einer klaren und strukturierten Datenablage. Dazu gehört die Festlegung eindeutiger Zugriffsrechte, um den Datenschutz zu sichern und eine einfache Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung und der damit verbundenen Veränderungen im Datenmanagement erhält dieses Thema eine noch größere Bedeutung. 

Dokumentenmanagementsysteme wie mindmaxx der medondo AG ermöglichen eine strukturierte Ablage mit entsprechenden Zugriffsrechten.

Ihre QM-Aufgabe – Aufbewahrungsfristen einhalten

• Ermitteln Sie für die komplette Praxisdokumentation die Aufbewahrungsfristen
  • in den meisten QM-Handbüchern gibt es dazu ein Dokument
    • Tipp für mindmaxx Anwendende: Im FO Aufbewahrungsfristen finden Sie die entsprechenden Fristen.
• Erstellen Sie ein übersichtliches Ablagesystem
  • digital mit einem Dokumentenmanagementsystem
  • analog mit einem einheitlichen Beschriftungssystem
    • eine Vorlage für ein Ablageschema können Sie sich exklusiv als Newsletter-Lesende hier als PDF herunterladen
• Prüfen Sie anhand der Aufbewahrungsfristen, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen
  • was noch aufbewahrt werden muss, aber nicht direkt unter Zugriff sein muss – bspw. ein Modell aus einer abgeschlossenen Behandlungen – kommt ins Archiv
• Prüfen Sie anhand der Aufbewahrungsfristen, welche Dokumente entsorgt werden können
  • Informationen zur Vernichtung von Dokumenten, Datenträgern und Modellen finden Sie in den FAQ

Zuständige:r: QMB erledigt die Aufgabe 

Zeitaufwand: Dokument prüfen und Ablagesystem erstellen – pro Dokument ca. 3 Minuten

Praxistipp: 

Elektronische Patientenakten und Dokumentenmanagementsysteme bieten eine effektive Lösung zur Speicherung von Daten, erhöhen die Sicherheit der Informationen und ermöglichen einen schnellen Zugriff auf archivierte Daten. Dennoch ist es für Praxen von größter Bedeutung, dass diese digitalen Systeme alle gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz und zur Datensicherheit einhalten.

Download: FO Ablageschema Aktenordner (PDF)

Die Vorlage können Sie sich exklusiv als Newsletter-Lesende hier als PDF herunterladen.

FAQ zum Vertiefen:

Wie werden Dokumente, Modelle und Datenträger richtig vernichtet? Einfach hier nachschauen.

Sie möchten Impulse und Lösungen für Ihr Qualitätsmanagement erhalten? Diese Tipps haben wir für Sie:

Sie sind mindmaxx Kunde und möchten sich bei der Durchsicht Ihres QM-Handbuchs unterstützen lassen? Was ist relevant? Haben sich durch das Erstellen eigener Dokumente Dubletten eingeschlichen?

Sie sind QMB und möchten sich in mindmaxx die Organisationswerkzeuge zum Archivieren und Sammlungen erstellen zeigen lassen?

mindmaxx QM-Hilfepaket

Sie sind auf der Suche nach einem vorgefertigten QM-Handbuch für die Arzt/Dentalpraxis? Hier finden Sie das passende QM-System:

Zu mindmaxx

Der Beitrag Aufbewahrungsfristen in der Dentalpraxis erschien zuerst auf medondo.