Der Alltag in einer kieferorthopädischen Praxis ist komplex. Neben der medizinischen Behandlung müssen Termine koordiniert, Patient:innen betreut, Dokumente verwaltet und wirtschaftliche Vorgaben eingehalten werden.
Dabei entstehen häufig ineffiziente Praxisprozesse, die unbemerkt Zeit, Umsatz und Teamressourcen kosten. Gerade in der Kieferorthopädie wirken sich organisatorische Schwächen besonders stark auf die Praxiswirtschaft aus.
Dieser Beitrag zeigt Ihnen die fünf häufigsten Prozessfallen in KFO-Praxen – und warum sich eine gezielte Prozessoptimierung wirtschaftlich lohnt.
Warum Praxiswirtschaft in der KFO bei den Prozessen beginnt
Praxiswirtschaft bedeutet weit mehr als Abrechnung oder Kennzahlen. Sie zeigt sich im täglichen Ablauf der Praxisorganisation:
- Wie hoch ist die Belastung am Empfang?
- Wie effizient läuft die Terminplanung?
- Wie strukturiert ist die Kommunikation mit Patient:innen?
- Wie transparent sind administrative Abläufe?
Jede ineffiziente Routine wirkt sich direkt auf die Wirtschaftlichkeit der KFO-Praxis aus – oft stärker als gedacht.
Prozessfalle 1 – Überlastung am Empfang
Der Empfang ist das organisatorische Zentrum jeder KFO-Praxis. Gleichzeitig ist er häufig überlastet durch:
- telefonische Terminverschiebungen
- organisatorische Rückfragen
- manuelle Formularprozesse
- gleichzeitige Anmeldung mehrerer Patient:innen
Prozessfalle 2 – Unstrukturierte Terminplanung & hohe No-Show-Rate
Eine ineffiziente Terminplanung ist einer der größten wirtschaftlichen Risikofaktoren in KFO-Praxen.
Typische Probleme:
- No-Shows und kurzfristige Absagen
- fehlende Übersicht über budgetierte Terminarten
- hoher manueller Abstimmungsaufwand
Nicht wahrgenommene Termine bedeuten verlorene Behandlungszeit – und damit direkte Umsatzeinbußen.
Prozessfalle 3 – Zeitintensive Rechnungs- und Verwaltungsprozesse
Auch nach der Behandlung entstehen viele administrative Aufwände:
- Rechnungen müssen gesucht oder erneut versendet werden
- Patient:innen fragen nach Dokumenten oder Status
- Transparenz über offene oder versendete Rechnungen fehlt
Diese Prozesse kosten Zeit, verursachen Zusatzkosten und wirken sich auf die Liquidität aus.
Prozessfalle 4 – Kommunikationschaos mit Patient:innen
Viele Praxen erleben täglich, dass Informationen mehrfach erklärt oder versendet werden müssen.
Ursachen sind häufig:
- fehlende zentrale Informationsbereitstellung
- unterschiedliche Kommunikationskanäle
- manuelle Erinnerungen
Das führt zu erhöhtem Kommunikationsaufwand und unnötiger Belastung im Team.
Prozessfalle 5 – Fehlende Transparenz in der Praxissteuerung
Ohne klare Übersicht über Prozesse, Terminarten oder administrative Abläufe bleibt Praxissteuerung reaktiv statt strategisch.
Fehlende Transparenz erschwert:
- rechtzeitiges Erkennen von Risiken
- wirtschaftliche Planung
- Ressourceneinsatz
Warum Digitalisierung der Schlüssel zur Prozessoptimierung ist
Alle genannten Prozessfallen haben eines gemeinsam: Sie entstehen durch manuelle, fragmentierte oder nicht abgestimmte Abläufe.
Digitale Praxisprozesse können hier gezielt ansetzen, indem sie:
- Abläufe automatisieren
- Informationen zentral bereitstellen
- Transparenz schaffen
- Teams nachhaltig entlasten
Gerade in der Kieferorthopädie zeigt sich, dass integrierte digitale Lösungen einen entscheidenden Beitrag zur wirtschaftlichen Stabilität leisten können.
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